地域イベント運営の新たな一手：オンライン管理ツールで変わる参加者体験と効率性
地域イベント運営に潜む課題とデジタル活用の可能性
地域活動に積極的に関心を持つ皆様の中には、魅力的なイベントを企画しながらも、その運営における手間や集客の難しさに課題を感じている方も多いのではないでしょうか。参加者の募集、チケットの手配、当日の受付、そして開催後のアンケート回収まで、全てを手作業で行うことは、多大な時間と労力を要します。結果として、活動の継続が困難になったり、せっかくの素晴らしい企画が十分に広まらなかったりするケースも少なくありません。
しかし、デジタルツールを賢く活用することで、これらの課題は大きく改善されます。今回は、ある地域で実際にイベント運営を劇的に効率化し、地域交流を活性化させた事例をご紹介します。
事例紹介：オンラインイベント管理ツールで実現した地域交流の活性化
とある地域の住民グループ「〇〇まちづくり委員会」は、地域の活性化と住民間の交流促進を目指し、年に数回、様々なイベントを企画していました。しかし、その運営は常に課題を抱えていました。
従来の課題
- 広報の限界: 主に回覧板や地域の掲示板、手書きのチラシでの告知に頼っていたため、若年層や新しく地域に転入してきた住民への情報が届きにくい状況でした。
- 煩雑な参加者管理: 参加希望者は電話やFAXで申し込み、事務局が手作業でリストを作成していました。定員管理も難しく、申し込み状況の把握に時間がかかっていました。
- 非効率な会計処理: イベント参加費は当日現金で徴収することが多く、お釣りの準備や会計処理に手間がかかり、受付に時間がかかる原因となっていました。
- イベント後のフィードバック不足: アンケートは紙で配布・回収していましたが、回収率が低く、集計にも時間がかかるため、次回の企画に活かしにくいという問題がありました。
デジタルツールの導入と具体的な活用方法
これらの課題を解決するため、〇〇まちづくり委員会はオンラインイベント管理ツール「Peatix（ピーティックス）」を導入することを決定しました。Peatixは、イベントの告知からチケット販売、参加者管理、決済までを一元的に行えるプラットフォームです。
- イベント告知と参加者募集の拡大:
- Peatix上にイベントページを作成し、写真や詳細な情報を掲載しました。このページはURL一つで共有できるため、委員会のウェブサイト、地域のSNS（Facebookグループなど）、そして個人のLINEグループなどで簡単に拡散することが可能になりました。
- 結果として、従来の広報ではリーチできなかった層、特に若い世代や地域の新しい住民にも情報が届き、イベントへの関心が高まりました。
- 参加者管理と会計処理の自動化:
- 参加者はPeatixのイベントページから直接申し込み、チケットをオンラインで購入します。無料イベントの場合もPeatixを通じて申し込みを受け付けることで、参加者リストが自動的に生成されます。
- 有料イベントでは、クレジットカードやコンビニ決済などが利用できるため、現金のやり取りが不要になり、会計処理が大幅に簡素化されました。Peatixが決済を代行し、手数料を差し引いた金額を主催者口座に振り込むため、会計の手間が軽減されます。
- 当日の受付効率化:
- 参加者はスマートフォンに表示されたQRコードや印刷したチケットを提示するだけで、スムーズに受付が完了します。Peatixの管理アプリを使用すれば、スマートフォンで簡単に参加者のチェックインが可能です。
- これにより、従来の紙ベースのリストとの照合や、現金徴収にかかっていた時間が大幅に短縮され、受付の混雑が解消されました。
- イベント後のフィードバック収集:
- Peatixの機能に加え、無料で利用できる「Googleフォーム」を活用し、イベント後に参加者満足度アンケートを実施しました。
- アンケートへのURLをPeatixの参加者へ一斉メールで送信し、手軽に回答を促しました。集計も自動で行われるため、結果を迅速に分析し、次回のイベント企画に活かせるようになりました。
活動中の工夫や苦労話
委員会のメンバーの中には、デジタルツールの操作に不慣れな人もいたため、初期の段階では操作方法の習熟に時間を要しました。しかし、数人で集まって一緒に操作したり、オンラインのチュートリアル動画を活用したりすることで、徐々に慣れていきました。また、高齢の住民の方々の中にはオンラインでの申し込みに抵抗がある方もいるため、デジタルに詳しいメンバーがサポートデスクを設け、電話での代行申し込みを受け付けたり、公民館で説明会を開いたりといったアナログなサポートも併用し、誰もが参加しやすい環境を整える工夫も凝らされました。
デジタル活用によって得られた具体的な成果と学び
このデジタルツールの導入は、〇〇まちづくり委員会に以下のような具体的な成果をもたらしました。
- 参加者数の増加: 広報範囲が広がり、若年層や新たな住民の参加が増加し、イベントの参加者数が平均で20%向上しました。
- 運営時間の削減: 参加者募集から受付、会計処理にかかる時間が以前の半分以下に短縮され、運営メンバーは企画内容の充実や参加者との交流により時間を割けるようになりました。
- コスト削減: チラシの印刷費用や郵送費が削減されました。
- 参加者の利便性向上: 好きな時間にオンラインで申し込みや決済ができるようになり、当日もスムーズに入場できるため、参加者の満足度が向上しました。
- 地域交流の活性化: イベント参加者の層が広がり、これまで交流のなかった住民同士がイベントを通じてつながる機会が増え、新たなコミュニティ形成にも貢献しました。
この事例から学べることは、デジタルツールはあくまで手段であり、地域の特性や住民のニーズに合わせて柔軟に活用することが重要であるということです。また、すべてのプロセスをデジタル化する必要はなく、デジタルとアナログの最適なバランスを見つけることが成功の鍵となります。
まとめ：地域活動にデジタルの力を
今回の事例は、オンラインイベント管理ツールが地域イベントの運営にもたらす大きな可能性を示しています。デジタル技術への抵抗を感じる方もいらっしゃるかもしれませんが、小さな一歩から始めてみることが大切です。まずは無料のツールや、特定の機能に絞って試してみることから始めてはいかがでしょうか。
デジタル活用は、単に効率化だけでなく、より多くの住民が地域活動に関わり、新たなつながりを生み出すきっかけとなる可能性を秘めています。私たちの地域も、デジタルの力を借りて、さらに豊かで活気ある場所へと発展していくことでしょう。